KARMA

KARMA — Kata d’Amélioration Ritualisé de la Maitrise de l’Agilité — est un outil mis au point par le collectif agile radical.

Objectif de l’outil

Pour une équipe, identifier son voyage avec l’agilité pour qu’elle apporte plus de valeur — et pas seulement économique :

• en l’aidant à comprendre où elle veut aller,
• où elle se situe actuellement
• et en lui permettant de s’approprier le chemin qu’elle prend pour son voyage.

Concepts

KARMA est un outil qui s’appuie sur :

• le modèle Agile Fluency qui fournit un cadre conceptuel pour le voyage,
• l’outil d’amélioration Improvement Kata, qui aide à trouver son chemin.

Présentation brève d’Agile Fluency

Agile Fluency est un modèle permettant à une équipe de se situer par rapport à des paliers de maitrise de l’agilité. Il permet de faire évoluer ses pratiques en fonction de ses intentions et des moyens qu’elle est prête à accorder à cette évolution.
Un palier n’est pas considéré meilleur ou pire qu’un autre dans l’absolu. La dynamique de progrès est à analyser, penser, organiser de façon contextuelle, comme souvent, et par introspection. Une équipe peut décider de rester dans un même lieu et continuer à se développer, ou vouloir en changer pour en tirer d’autres bénéfices.

Présentation brève d’Improvement Kata

Venant du lean, le kata d’amélioration a été développé par Mike Rother. Il propose une approche en quatre étapes, basée sur une approche scientifique :

• Définir l’impact attendu (où voulons-nous aller?).
• Définir la situation actuelle (où sommes nous ?).
• Définir un objectif intermédiaire qui contribue à l’impact (quel chemin prenons-nous ?).
• Expérimenter pour arriver à cet objectif.

Les résultats de l’expérimentation sont utilisés pour renouveler ce questionnement et ajuster les objectifs, selon le principe des boucles de feedback.

Concepts ajoutés par l’agilité radicale

Aux paliers

Agile Fluency ne parle que de valeur business. L’agilité radicale étend la notion de valeur en prenant en compte l’aspect social et l’impact sur le vivant.

Cela implique des ajouts pour atteindre les paliers :

• pour focalisation, une prise en compte des 2 nouveaux attributs de la valeur ; l’idée est que l’équipe se pose des questions sur ces 2 nouvelles valeurs lorsqu’elle prend des décisions ou priorise. Agile Radical propose l’outil OVNI pour faciliter cette prise en compte,
• pour technicité (livraison), une collecte de mesures sur les usages ; ces mesures portent sur la valeur sociale et l’impact sur le vivant, permettant de constituer des données historiques,
• pour optimisation, ces mesures historiques sont utilisées, permettant d’aider à la prise de décision en tenant compte des valeurs sociales et écologiques des produits développés.

Au kata

Appliqué à notre contexte, le kata d’amélioration constitue un outil d’orientation vers le palier souhaité.

Le couplage avec Agile Fluency facilite l’énoncé des objectifs : les paliers constituent une carte permettant de répondre aux deux questions (où voulons-nous aller, où sommes-nous).

Préparation de l’atelier KARMA

Matériel

• L’exemple des Lapins agiles, avec les dessins qui illustrent le modèle Agile Fluency, sert à faire comprendre les paliers aux participants.
• Il faut de quoi faire un tableau kanban (un seul tableau pour une équipe) : paperboard, post-it (ou outil en distanciel)
• (en option) On peut fournir une liste de pratiques habituellement nécessaires pour atteindre un palier.

Facilitation

L’atelier est visuel (le kanban) et en groupe, c’est un moyen de construire une compréhension partagée

Pour le succès du jeu, une équipe doit sentir qu’elle s’approprie les concepts et son travail d’amélioration. Le facilitateur écoute l’équipe plutôt que de la guider dès le début.
On sera sur une approche de type training from the back of the room :

• donner à l’équipe les instructions minimales pour démarrer le jeu,
• rester disponible pour donner des compléments ou la direction si l’équipe est bloquée ou comprend mal comment avancer dans le jeu.

Formation

Si l’équipe ne connait pas l’agilité, ni Agile Fluency ni ne pratique l’amélioration — bref, si elle n’est pas encore devenue agile — il est souhaitable de prévoir une demi-journée de formation pratique, donnée par un facilitateur de l’agilité radicale.

L’atelier lui-même dure une demi-journée.

Déroulement de l’atelier KARMA

Introduction à Agile Fluency

Utiliser l’exemple des Lapins Agiles.

Mettre les dessins correspondant aux paliers sur un mur.

Décrire brièvement ce que signifie chacun de ces paliers ; rester ouvert pour répondre aux questions et engager des discussions avec l’équipe sur l’objectif de chaque palier.

Au cas où l’atelier vient juste après la formation, cette partie devient simplement un rappel.

Où voulons-nous aller ?

Les membres de l’équipe réfléchissent ensemble à “où voulons-nous aller” par rapport au modèle Agile Fluency. Il s’agit de donner un cap avec une échéance qui peut aller de un an à deux ans. La réflexion porte sur l’impact attendu à l’échéance.

Prévoir 2 niveaux de réflexion :

• du point de vue personnel, où seriez-vous le plus satisfait ?
• en tant qu’équipe, où aimeriez vous être ?

Si c’est la première fois que l’atelier a lieu pour cette équipe, arriver à un accord d’équipe peut prendre du temps et demander beaucoup d’efforts.
D’autres outils peuvent être envisagés pour arriver à converger :

• un atelier impacts rétro-futuristes (souvenir du futur) peut aider à se projeter,
• si l’équipe a subi une perturbation importante du genre confinement, on mènera la RETROCONF avant ; elle apportera des éclaircissements sur où l’équipe souhaite atterrir
• et surtout l’outil CARE qui inclut l’alignement avec les parties prenantes sur la mission de l’équipe. Il sera alors aisé à l’équipe de projeter sa mission sur un palier.

Où sommes-nous ?

Les membres de l’équipe définissent, en fonction de la situation actuelle, où ils pensent être dans le modèle.

Consensus d’équipe, si possible (en général ils sont trop optimistes, le facilitateur peut intervenir en posant quelques questions pour les inviter à être plus justes dans leur évaluation).

Quelles pratiques sont nécessaires pour arriver au palier visé ?

Demander quelles pratiques sont nécessaires.

En option, le facilitateur peut avoir préparé une liste de pratiques et s’en servir pour guider les participants.

Exemple de liste de questions pour évaluer les pratiques pour le palier focalisation :

• qu’est-ce qu’il manque à notre équipe pour être TAPIS ?
• est-ce que nous pouvons améliorer des choses concernant les rôles clés de Scrum Master et Product Owner ?
• qu’est-ce qu’il faudrait mettre en place pour que notre backlog soit PROUVÉ ?
• comment pouvons-nous progresser pour que notre résultat soit plus FUN ?
• comment faire en sorte que nos rites (planif, mêlée, revue, rétrospective) se passent mieux ?
• que peut-on améliorer dans notre définition de fini ?

Pour le palier suivant, les pratiques sont plus techniques et souvent contextuelles, il est difficile de fournir une liste, on peut laisser l’équipe les identifier.

• Laisser l’équipe étudier les pratiques proposées et discuter de leur position : maîtrisée, en cours d’acquisition, faudrait mais pas commencée, pas nécessaire ; on peut faire un kanban pour visualiser cela :

• demander à l’équipe d’ajouter d’autres pratiques, en plus de celles proposées
• demander à l’équipe si on peut en enlever sans remettre en cause le palier

Quel est notre objectif intermédiaire ?

La réflexion sur l’objectif intermédiaire va de pair avec la réflexion sur les pratiques.

Les participants se mettent d’accord sur un objectif intermédiaire, par exemple pour dans trois mois (la durée d’une saison), qui contribue à l’impact.

Cet objectif est formulé collectivement ; sa réalisation
Pour cela, il est utile de s’appuyer sur les pratiques et les patterns que les participants estiment nécessaires pour l’objectif.

Quelles sont les actions pour nos prochaines pratiques à maîtriser

À partir de l’objectif intermédiaire, l’équipe discute des bénéfices possibles et définit les premières actions d’amélioration.

Elle s’appuiera sur le kanban pour y arriver.

Comment intégrer ce travail d’amélioration à notre travail quotidien ?

Pour que l’amélioration soit effective, il faut laisser du temps. On demandera à l’équipe :

• Pensez-vous qu’il soit souhaitable d’augmenter le temps dédié au travail d’amélioration ?
• Sous quelle forme ?

Du point de vue pratique l’équipe peut :

• visualiser les actions à mener dans le backlog,
• prévoir des réunions pour planifier et affiner le travail d’amélioration.

Résultat de l’atelier

• un objectif de maitrise à moyen terme,
• l’objectif intermédiaire (à 3 mois),
• les actions pour y arriver.

KARMA est un outil qui peut s’appliquer de manière récurrente, par exemple tous les 3 mois dans une rétrospective de saison, jusqu’à arriver à l’objectif de maitrise (ou le changer).